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【WHY?】: なぜ書くのか？
- 整理に関するメソッドを明確にして、今後の人生で計画や思考を行う際の指針とする。
【WHO？】誰に向けて書くか？
- 自分自身
- ビジネスパーソン
- 目的に向けて前に進めていない人
【WHAT?】 何を書くか？
- 書籍に記載されていた［整理］に関する方法論を抽出し、自分自身のメソッドとマージをする。
【HOW?】 どのように書くか？
- ［終わりから考える］先に、全体の構成を決めておき、肉付けを行う。
はじめに
私の実家は禅宗のお寺です。
私なりの解釈ではありますが、「シンプルに生きよ」というのが「禅」の基本的な教えだと考えています。
しかし、私の実家は「モノ」や「しがらみ」が多く、私が思う「禅」とはけはなれてしまっています。
私は「シンプル」なものが好きです。
そして、情報過多の社会の中で「シンプル」に生きる秘訣はこの投稿でまとめた「整理」にあると考えます。
この投稿を禅僧であった父へと送りたいと思います。
［整理］ = [仕分け]
整理とは、一言で言うと「”要”と”不要”を仕分けること」です。
まずは、この「仕分ける」という行為の恩恵について考えていきます。
「仕分ける」ことの恩恵
「パレートの法則」という法則があります。
別名［80:20の法則］とも呼ばれており、簡単に説明をすると
「わずか20%の要因が、全体の80%の結果を産み出す。」という法則です。
もしも、「仕分ける」ことを軽んじて作業を開始してしまった場合、
作業時間の80%を「ほとんど結果を産み出さない80%の要素」に対して使用することになります。時間や集中力を無駄にしてしまうでしょう。
まずは「仕分ける」ことで「重要な20%の要素」に対して、時間や労力を使うことができるのです。
［整理］の手法
この章では「整理」の具体的な手法について考えていきます。
先述した通り、「整理」とは、「”要”と”不要”を仕分けること」です。
基本的な考えとしては、「必要なものを抽出する」ではなく「不要なものを排除する」にフォーカスを当てていきます。
コラム: 「捨てること = 苦しい」
「創ること」よりも「捨てること」は苦しく、労力が必要です。
以下のような例です。
- 物は、「買う」時は楽しい、「捨てる」時は苦しい。
- 子供の写真は、「撮る」のは楽しい、「削除する」のは苦しい。
- 文章は、「書く」のは楽しい、「消す」のは苦しい
生きている限り、人間は「モノ」や「執着」を集め続け、何かを産み出し続けます。仏教用語で言う、「集諦」です。
「創ること」は容易く、「捨てること」は苦しいのは世の常かもしれないですね。
具体的な整理方法
前段がかなり長くなってしまいましたが、具体的な「整理」の方法について紹介をしていきます。
整理については、「DDC」（あるいはD2C）という方法を提案します。
- 定義する（DEFINE）
- 廃棄する（DISCARD）
- 分類する（CATEGORIZE）
【DEFINE】定義する
まず、「定義する（DEFINE）」です。
このステップでは「不要なもの」について定義をします。
「仕分ける」すなわち「不要なものを切り捨てると判断する」ための一つの方法として、 「不要」の軸をきちんと持つことが大切です。
この「不要」の軸がしっかりしていれば、案外すんなりと苦しむことなく捨てることができます。
先に挙げた通り、「捨てる」という判断はとてもエネルギーのいることです。
自分の決めた「不要」の軸に従って80%を捨て、重要な20%に対して、そのエネルギーを遣うべきです。
【DISCARD】廃棄する
次のステップは「廃棄する（DISCARD）」です。
このステップでは、軸に従って「不要」と判断したものを廃棄していきます。
廃棄する際は、いきなり削除してしまうのではなく、
一時置き場を用意しておくと良いでしょう。
（ただし、この一時置き場は最後まで終わったら必ず削除しましょう。）
また、廃棄する順序としては、「思い入れのないもの」、「明らかに価値のないもの」から対応をしておくと良いです。
【CATEGORIZE】分類する
最後のステップは「分類する（CATEGORIZE）」です。
このステップでは、自分で決めた軸に従って【分類】を行い、整頓して入れ直しましょう。
前の手順の【廃棄】の最中に、大枠のカテゴリーは頭の中で整理できていると思うので、先に箱（置き場）を準備して、放り込むのが良いです。
分類に関するアイディア
「分類する」と一言に言っても、「軸」がなければ分類ができないと思います。
この章では、「分類」に関するアイディアを記載します。
「時間」による分類
１つ目は、「時間」による［分類］です。
業務や家事などのタスクの整理に有効なアイディアになります。
具体的には「日次」, 「週次」, 「月次」、「年次」の4つの軸で分類を行います。
タスクだけでなく、モノやPCのディレクトリ、ファイルにも活用することができるでしょう。
例: PCのファイルの整理:
- 毎日使うファイル: デスクトップに配置する
- 毎週使うファイル: マイドキュメントに配置する
- 毎月使うファイル: クラウドに配置する
- 毎年使うファイル: クラウドにzip化して配置する
「大項目、中項目、小項目」による分類
２つ目のアイディアは「大項目、中項目、小項目による分類」です。
何から手を付けたりいいのか分からない時にこのアイディアを使用してください。
方法としては、「まずは大きく分類」を行い、
そこから「中項目」、「小項目」と細分化していきます。
私の本業はシステムエンジニアなのですが、テスト仕様書を作成するときにはこの整理法を使用します。
まずは、目に見える「画面」や「利用者」による分類（大項目による分類）を行った後に、「機能」による分類（中項目による分類）、最後に分岐などのパターンによる分類（小項目による分類）という風に整理を行っていきます。
例: テスト仕様書の作成:
- 大項目による分類: 画面、利用者
- 中項目による分類: 機能、ユースケース
- 小項目による分類: パターン
整理のために役立つツール
最後に整理を行う上で役に立つ技術やツールを紹介します。
markdown記法
markdown記法とは、ITの世界ではデファクトスタンダードとなっている記法の一つです。
簡単に構造化した文章を書くことができる記法のため情報や頭の整理役に立ちます。
先述した大項目、中項目、小項目の手法で整理するときに使用するとよいです。
くわしい書き方は、Webで検索するとよいです。
スプレッドシート
スプレッドシート（ソフトウェア）とは、行と列に分かれたセルに対して数字や文字などのデータを入力するソフトウェアの総称です。
有名なところで言えばExcelです
ライセンスがなくてもGoogleスプレッドシートは無料で使用することができます。
Excelは、ITの業界では神Excelと揶揄されるほど汎用性の高いソフトウェアで、
仕様書や要件定義書や、プレゼン資料までExcelで作成してしまう現場もあるほどです。
行と列という２つのベクトルで直感的に操作ができるので、整理にも役立ちます。
生成AI
AIを利用して、雑多にまとめた内容を箇条書きにしてAIにまとめを依頼することで、
簡単に情報を整理することができます。
懸念点としては、楽にまとめたものは記憶にも残らないし、自分の中で整理がしきれていないので役に立たないことです。
まさしく、「Easy come, Easy go」です。
「整理」に役に立つフレームワーク
最後に、情報の整理をするために有効なフレームワークについて解説します。
といっても、ほとんどの誰もが知っている当たり前の手法です。
これは持論ですが、目新しい考え方や、手法なんてものは存在しないし、
大抵のメソッドやフレームワークは過去の発明の焼き直しでしかないです。
5W1Hによる整理フレームワーク
5W1Hは実は、紀元前から使用されているフレームワークです。
それだけ汎用性と有用性が高いということです。
前準備
整理を行う前に背景や目的などを明確にする。
対象を明確にすることで、不要な考察などを排除することが目的である。
WHY?: 目的と背景を明確にする
まずは、［なぜ？］について考えます。
この問いに答えることで、背景が明確になるし、そもそもこの問いに答えられないものは整理するに値しないです。
また、目的を明確にすることで、ゴールを意識することができます。
この際に、目的はシンプルで単一にしておくとよいです。
7つの習慣の［終わりから考える］の考え方に通じます。
WHO?: 相手の立場に立って考える
次に、［誰のため？］を明確にします。
対象が、自分、なのか、玄人、なのか、3才児なのかで残すべき情報、モノは変わっていきます。
ステークホルダを明確にして、それぞれのポジションで俯瞰的に考えると良いでしょう。
一つの視点ではなく、それぞれの視点に立って考えるようにしましょう。
WHAT?: 対象をはっきりさせる
次は、［何を？］に関する質問です。
「何を対象にするのか？」を明確にすることで、目的達成への筋道がはっきりとしてくるはずです。
HOW?: 具体的な方法を考えていく
最後に「どのように？」に関する質問です。
具体的な方法を考えることで、作業完了までスムーズに整理を終えることができます。
WHERE?: 情報の格納場所を考える
方法を考える際に「どこに？」について考えます。
分類を終わらせた対象の置き場所を事前に準備しておくことで、
効率的に作業を進めることができるでしょう。
WHEN?: 期限を決める
最後に「期限」に関して考えます。
「整理」という作業は終わりのない行為です。
作業に割ける作業時間が決まったら、タイマーなどをセットして開始すると良いでしょう。
むすび
この記事では整理に関する内容を記載しました。
自戒のために記載した部分も多いです。
今後の人生に活かせていけたらと思います。
誰かのお役に立てれば幸いです。